Systemy zarządzania z powodzeniem funkcjonują w różnych branżach. Jednak nie są w pełni odporne na krytyczne zastrzeżenia, które w ostatnich dziesięcioleciach zrodziły 6 mitów. Warto skorygować te błędne przekonania, gdyż mogą one przysłaniać ich znaczące korzyści.

Eli Whitney, amerykański wynalazca i przedsiębiorca opracował pierwszy system zarządzania jakością ponad 200 lat temu. Zauważył powtarzające się problemy w swojej fabryce, które prowadziły do ​​nieefektywnych i wadliwych procesów. Szukał więc praktycznych rozwiązań. Zgodnie z jego teoriami żadne zmiany w procesach nie powinny być dokonywane bez akceptacji, zadania powinny być przydzielane tylko osobom posiadającym odpowiednią wiedzę, a problemy i ich przyczyny powinny być rozwiązywane w momencie ich wystąpienia.

Idee Whitney zostały rozwinięte, skonkretyzowane i są obecnie uznawane na arenie międzynarodowej. Pierwszym standardem zarządzania, który się z tego wyłonił, był ISO 9001 (standard zarządzania jakością), opublikowany w 1987 roku. Koncepcja w nim zawarta została zaadaptowana przez grupę ds. środowiska i bezpieczeństwa pracy, która opracowała ISO 14001 (standard zarządzania środowiskowego) i ISO 45001 (higiena pracy i standard bezpieczeństwa). Są one obecnie jednymi z najbardziej znanych i najczęściej stosowanych standardów na świecie.

Jednak, wokół systemów zarządzania narosły pewne mity, kwestionujące ich znaczenie i płynące z nich korzyści.

 

Mit nr 1 – Systemy zarządzania wymagają nadmiernej dokumentacji i prac administracyjnych

Kiedyś tak było, to prawda. Pierwszy standard, zawierał 28 procedur dokumentacyjnych opartych na potrzebach ówczesnych użytkowników. Jednak od tego czasu audyty systemów zarządzania stały się bardziej efektywne. Aktualnie dokumentacja systemów zarzadzania musi zawierać jedynie informacje niezbędne do funkcjonowania procesów firmy. Pamiętajmy, że dokumentacja optymalizuje i minimalizuje procesy organizacji i dlatego powinna być traktowana jako przydatne narzędzie.

Mit nr 2System zarządzania nie wnosi żadnej wartości do firmy, ale muszę go mieć, ponieważ klienci tego wymagają

Jeśli przedsiębiorstwo wdraża wytyczne standardu jedynie w odpowiedzi na potrzeby klientów lub by dostosować się do funkcjonujących przepisów, a nie umie rozpoznać wartości, jakie niosą za sobą standaryzacje, to ten mit jest prawdziwy.

Jednak faktem jest, że wszystkie trzy normy wymagają zintegrowania z codziennymi procesami biznesowymi firmy.  Zostały zaprojektowane z myślą o potrzebach organizacji i powinny być wykorzystywane przez kierownictwo w sposób, który ma sens biznesowy.

Jeśli organizacja z wdrożonym systemem zarządzania nie osiąga sukcesu, podejście i strategia działania wymagają ponownego przemyślenia. W takim przypadku system zarządzania może być postrzegany jako pomocny instrument kontroli. Podsumowując, rozsądnie wdrożony system zarządzania tworzy wartość dodaną dla organizacji.

Mit 3 – Systemy zarządzania są kosztem dla mojej firmy

Przedsiębiorcy często skupiają się na poniesionych kosztach wdrażania systemów zarządzania. Oczywiście, czas kosztuje, a trzeba go poświęcić na rejestrowanie, dokumentowanie i monitorowanie procesów.

Jednak, badania przeprowadzone przez Uniwersytet Harvarda oraz Wharton Risk and Decision Process Center wykazały, że dzięki wdrożeniu normy ISO uzyskuje się znaczące korzyści finansowe.

Harvard odkrył, że organizacje, które stosowały ISO 9001, osiągnęły 9% wzrost przychodów w porównaniu z tymi, które jej nie wdrożyły. Ponadto liczba pracowników wzrosła o 10%, przy jednoczesnym wzroście zarówno i zysków.

W swoim badaniu Centrum Zarządzania Ryzykiem Wharton wykazało, że 65% organizacji, które wdrożyły system zarządzania ISO 14001, osiągnęło około 25 000 USD oszczędności w pierwszym roku. W przypadku 27% organizacji oszczędności kosztów wyniosły nawet 100 000 USD.

Wszyscy użytkownicy osiągnęli stałe oszczędności w wysokości co najmniej 25 000 USD w dłuższym okresie czasu.

Nie ma więc wątpliwości, że systemy zarządzania mają pozytywny stosunek kosztów do korzyści.

Mit 4 – Systemy zarządzania uniemożliwiają elastyczność i innowacyjność w mojej organizacji

Z tego punktu widzenia wynika że, zdefiniowane zasady i procesy w systemie zarządzania są sztywne, organizacja musi podążać wcześniej ustalonymi ścieżkami i nie ma tu miejsca na dodatkowe pomysły.

Rzeczywistość wygląda zgoła inaczej. Wszystkie normy dotyczące systemów zarządzania opublikowane przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO) zostały stworzone, aby zapewnić organizacjom elastyczność i możliwość dostosowania. W ramach swoich wymagań zachęcają organizacje do przyjęcia indywidualnego projektu spełniającego ich własne potrzeby.

Mit 5Jeśli dana certyfikacja systemu zarządzania nie jest wymagana, nie warto jej wykonywać

Niezależne jednostki certyfikujące weryfikują skuteczność systemu zarządzania organizacji i pomagają go optymalizować. Jako bezstronny i doświadczony partner biznesowy oceniają procesy audytu wewnętrznego, przegląd zarządzania i działania naprawcze. Znajdują błędy, słabości i ukryty potencjał, których sama organizacja nie zidentyfikowała.

Certyfikacja jest okazją do nauki i skorzystania z wiedzy ekspertów, dlatego warto korzystać z tego niezależnie od wymagań stawianych w danej branży. 

Mit nr 6 – Systemy zarządzania to moda, która w końcu zniknie.

Jak było już wspomniane wcześniej, standardy systemów zarządzania są stosowane i rozwijane w różnych formach od ponad 200 lat. Dlatego ciężko je uznać za chwilową modę. Najważniejszym elementem efektywnego standardu jest ciągły przegląd i adaptacja w celu osiągnięcia ulepszeń i aktualności. Z tego powodu międzynarodowa koordynacja publikowanych norm odbywa się na bieżąco, a odpowiednie zmiany wprowadzane są przy pomocy doświadczonego komitetu. Trwałość norm wynika z nieustannego dostosowywania ich do aktualnych warunków biznesowych.

Nasi audytorzy posiadają wieloletnie doświadczenie w certyfikacji systemów zarządzania 9001, ISO 45001 i ISO 14001. Dzięki naszej globalnej sieci ekspertów możemy pomóc Ci w sprawnym i skutecznym wdrożeniu Twojego systemu zarządzania.

Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami!